Office fédéral des assurances privées OFAP
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Questions fréquentes "Plan d'exploitation"
1. Général
Que faut-il comprendre par "approbation initiale" ?
Il s'agit de l'approbation donnée une entreprise qui désire débuter en Suisse l'activité de l'assurance et qui n'est pas encore en possession d'un agrément d'exploitation.
Que faut-il comprendre par "approbation de l'actualisation" ?
Il s'agit de l'approbation de la mise à jour des plans d'exploitation au 31.12.2007 selon l'art. 216, al. 9 OS. Toutes les entreprises d'assurance déjà en possession d'un agrément d'exploitation au 1er janvier 2006 doivent remettre à l'autorité de surveillance un plan d'exploitation complet pour approbation.
Est-ce que tous les formulaires doivent être signés ?
Non, il ne faut signer que la page "Confirmation" et en y mentionnant par une croix quels formulaires sont soumis à l'autorité de surveillance.
Qui doit signer ?
Le président du Conseil d'administration ou une personne qu'il a déléguée ainsi que le président de la direction (CEO).
Pour une succursale, le mandataire général peut-il signer ?
Non, le plan d'exploitation doit être signé par le siège, selon l'art. 17, al. 3, lit. c OS (voir question ci-dessus).
Pour une succursale, le plan d'exploitation se rapporte-t-il au siège ou à la succursale ?
Le plan d'exploitation ne concerne que la succursale et les indications concernant la succursale doivent être mentionnées (sauf mention contraire), comme par exemple l'organisation, le champ territorial, etc. S'il n'existe aucun document spécifique pour la succursale, comme les règlements sur l'organisation, le contrôle interne, les directives sur les provisions techniques, la souscription, le Risk Management, etc., alors il faut joindre les documents du siège et faire apparaître que la succursale suisse est incluse dans lesdits règlements et directives.
Certains documents demandés en annexe ont déjà été envoyés à l'autorité de surveillance, faut-il les renvoyer encore une fois ?
Oui, tous les documents demandés en annexe doivent être joints au plan d'exploitation, même si certains de ceux-ci ont déjà été envoyés par le passé à l'autorité de surveillance ?
Beaucoup de documents demandés en annexe n'existent qu'en anglais, doivent-ils être traduits dans une langue officielle suisse ?
Non, les documents demandés tels que contrats de outsourcing, règlements, etc. peuvent être envoyés en anglais. Toutefois, l'autorité de surveillance pourra exiger la traduction de documents ou de parties de documents en cas de problème de compréhension. Seuls les statuts de la société doivent être livrés dans une langue officielle (français, allemand ou italien).
Les formulaires sont-ils définitifs ou évolutifs ?
Les formulaires sont évolutifs et seront adaptés au fur et à mesures de l'évolution de la doctrine et de la pratique de l'autorité de surveillance.
2. Les statuts (formulaire A)
Les statuts doivent-ils être authentifiés par un notaire ou le registre du commerce ?
Cela dépend des règlementations cantonales.
La date d'approbation des statuts est-elle à la date de l'agrément délivré par l'autorité de surveillance ?
Pas forcément. Il est possible que l'entreprise d'assurance ait soumis des modifications de statuts après l'obtention de l'agrément. Il s'agit bien de joindre la dernière version des statuts et de mentionner la date de la dernière approbation de statuts par l'autorité de surveillance.
3. L'organisation et le champ territorial (formulaire B)
Quelles sont les fonctions importantes ?
L'autorité de surveillance n'a volontairement pas désigné les fonctions importantes car cela dépend de l'organisation de la société. Généralement, les membres de la direction sont à la tête des fonctions importantes.
Qu'est-ce qu'on entend par "règlement de l'organisation" ?
L'autorité de surveillance n'édicte pas de directive sur un tel règlement. Il peut s'agir d'un règlement qui définit les responsabilités dans l'entreprise et les processus. Le règlement des signatures fait partie du règlement de l'organisation.
Qu'est-ce qu'on entend par "règlement sur le contrôle" ?
Il s'agit d'un règlement qui définit les processus de contrôle interne et le système interne de contrôle.
Pour une succursale, le champ territorial est-il celui du siège ?
Non, il s'agit du champ territorial de la succursale. En principe, le champ territorial d'une succursale est uniquement la Suisse.
4. Agrément délivré par l'autorité de surveillance étrangère (formulaire C)
Faut il demander les agréments des autorités étrangères pour les sociétés filles à l'étranger ?
Non, seulement lorsque la société ayant son siège en Suisse est active à l'étranger.
5. Indications relatives à la dotation financière et à la constitution des réserves (formulaire D)
Quelles indications une caisse-maladie doit-elle fournir concernant la dotation financière ?
Une caisse-maladie remet des indications concernant la structure du capital, le règlement sur les placements de capitaux ainsi qu'un aperçu de la fortune liée pour les 3 derniers exercices.
Pour la structure du capital, un bilan suffit-il ?
En principe non, car il faut donner des indications sur les instruments hybrides de capitaux propres (emprunts subordonnés, etc.)
Les directives concernant les provisions techniques ne sont pas encore établies; cela signifie-t-il qu'il n'y a rien à indiquer à ce sujet ?
Non, les entreprises d'assurance indiquent les méthodes actuelles de constitution des provisions techniques. En fonction des directives à venir, il est possible qu'une société devra adapter ses méthodes.
6. Identités des personnes responsables et mandataire général (formulaire G)
Un extrait de l'office des poursuites et du casier judiciaire est-il nécessaire pour les membres du Conseil d'administration et de la direction qui sont déjà en place ?
Oui, pour toutes les personnes qui doivent être mentionnées dans le formulaire G, un extrait de l'office des poursuites et du casier judiciaire doit être fourni, quelle que soit l'ancienneté de ces personnes dans l'entreprise d'assurance.
Est-ce que la remise d'extraits du casier judiciaire et de l'office des poursuites est compatible avec la protection des données ?
Oui, selon l'art. 17, al. 1 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD), les organes fédéraux sont en droit de traiter des données personnelles s'il existe une base légale. De plus, des données sensibles ou des profils de la personnalité peuvent être traités si l'accomplissement d'une tâche clairement définie dans une loi au sens formel l'exige absolument (art. 17, al. 2, lit a LPD). Nous trouvons les bases légales à cette exigence dans l'art. 14 LSA concernant la garantie d'une activité irréprochable.
De quand doivent dater les extraits demandés ?
Il faut remettre les extraits les plus actuels possibles, en tout cas pas plus vieux que trois mois.
Pour une succursale, est-il exact que le formulaire G ne concerne que le mandataire général ?
Exact. L'autorité de surveillance ne peut pas exiger les mêmes informations pour les personnes se trouvant au siège de la société à l'étranger.
Certains membres du Conseil d'administration ou de la direction sont à l'étranger, faut-il aussi pour ces personnes remettre les annexes exigées ?
Oui, l'autorité de surveillance ne fait pas d'exception pour les personnes domiciliées à l'étranger. Si les extraits sont dans une langue que l'autorité de surveillance n'est manifestement pas en mesure de comprendre (par ex. le japonais), ils doivent être traduits dans une langue officielle suisse ou en anglais.
Certains pays ne connaissent pas d'office des poursuites; que faut-il faire ?
Remettre une attestation équivalente, comme par exemple le Schufa-Auszug de l'Allemagne.
Qu'est-ce qu'on entend par personnes responsables de la surveillance et du contrôle ?
Ce sont les personnes responsables de la surveillance et du contrôle à l'intérieur de la société et qui ne sont pas membres du Conseil d'administration ou de la direction. Il peut s'agir des personnes responsables de la révision interne (inspectorat interne), voire du Risk Management.
L'actuaire responsable est-il concerné par le formulaire G ?
Non, les informations relatives à l'actuaire responsable sont demandées uniquement dans le formulaire H.
7. Contrats et autres ententes de délégation (formulaire J)
Le formulaire ne concerne-t-il que les délégations de fonctions à des tiers ou aussi les délégations à l'intérieur d'un groupe d'assurance (à des sociétés filles, sœurs, …) ?
Les délégations de fonctions à d'autres entités juridiques à l'intérieur du groupe doivent aussi être reportées dans le formulaire.
8. Plan de réassurance (formulaire N)
Le formulaire concerne-t-il aussi l'exploitation de la réassurance ?
Non, le formulaire ne concerne que la réassurance passive, c'est-à-dire lorsqu'une entreprise cède ou rétrocède des risques en réassurance à une autre entreprise d'assurance ou de réassurance.
9. Gestion des risques (formulaire Q)
Qu'est-ce qu'on entend par service de gestion des risques et quelles sont ses tâches ?
La directive de l'OFAP No 15/2006 du 1er janvier 2007 sur la gouvernance d'entreprise, la gestion des risques et le système interne de contrôle apporte des précisions sur les mesures à prendre en matière de gestion de risques.
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