Support EHP: questions fréquentes et manuels d'utilisation

Établissement sans agrément de la FINMA

Je ne suis pas sûr d'avoir besoin d'un accès à l'EHP. Pour quels établissements l'EHP est-il utilisé ?

L'EHP s'adresse en premier lieu à tous les établissements qui disposent déjà d'un agrément de la FINMA ou qui souhaitent en obtenir un. Les établissements avec agrément de la FINMA sont activement invités par cette dernière à utiliser l'EHP. Les établissements sans agrément de la FINMA peuvent se renseigner sur le site de la FINMA pour savoir si la procédure d'autorisation pour leur établissement peut se faire par le biais de l'EHP. La liste des agréments concernés peut être consultée sur la page.

Comment puis-je m'inscrire sur le portail de la FINMA (EHP) en tant qu'établissement sans agrément ?

Vous pouvez déposer une demande d'auto-enregistrement auprès de la FINMA. Des vidéos sur la procédure d'auto-enregistrement ainsi que le lien pour déposer la demande d'auto-enregistrement se trouvent à l'adresse. 

J'ai fait par erreur des déclarations inexactes dans ma demande d'auto-enregistrement. Comment puis-je corriger cela ?

Veuillez signaler les informations à corriger à digital@finma.ch. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.

Mon lien d'enregistrement a expiré. Que puis-je faire ?

Pour que l'enregistrement soit réussi, il doit être exécuté sans interruption lors de la première connexion. Si le lien que vous détenez ne fonctionne plus ou a expiré (le lien est généralement valable pendant 21 jours), veuillez contacter digital@finma.ch en indiquant le message d'erreur (capture d'écran). Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.

Je ne peux pas remplir ni soumettre la demande d'auto-enregistrement. Le système indique que mon adresse électronique a déjà été utilisée.

Si vous avez déjà effectué une fois une demande d'auto-enregistrement (par exemple, pour une autre demande), la même adresse électronique ne peut pas être utilisée. Si vous avez déjà enregistré un établissement, votre compte BVA existant peut être lié au nouvel établissement non encore enregistré. Veuillez contacter digital@finma.ch. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.

J'ai déposé la demande d'auto-enregistrement il y a quelques jours. Mais je n'ai pas encore reçu de confirmation ?

En général, une demande est traitée et approuvée en quelques jours. De légers retards peuvent parfois se produire. Les personnes annoncées (responsable ou suppléant) reçoivent un e-mail lors de l'approbation de la demande. En outre, une confirmation par courrier postal est envoyée ultérieurement. Si la demande n'est pas approuvée après 5 jours ouvrables, veuillez nous contacter à l'adresse digital@finma.ch.

Ma demande d'auto-enregistrement vient d'être approuvée. Qu'est-ce que cela signifie exactement ?

Avec l'approbation de la demande d'auto-enregistrement, vous avez désormais accès à l'EHP. Cette approbation ne signifie pas que votre établissement est agréé par la FINMA, ni que vous êtes soumis à une obligation de déclaration. L'auto-enregistrement vous donne uniquement un accès à l'EHP et aux modèles de demande et d'annonce qui s'y trouvent.

Établissement avec agrément de la FINMA

Comment puis-je m'inscrire en tant qu'établissement agréé sur le portail de la FINMA (EHP) ?

L'inscription à l'EHP se fait par l'enregistrement d'au moins deux personnes responsables des autorisations au moyen du formulaire disponible sur le site web de la FINMA. Dans le cas de nouvelles autorisations, vous recevrez une invitation à vous inscrire sur l'EHP dès l'entrée en vigueur de la décision d'approbation.

Informations générales

Qu'est-ce qu'un responsable des autorisations (BVA) ?

Le responsable des autorisations (BVA) est, pour ainsi dire, l'administrateur EHP de l'établissement. Dans le cadre de l'utilisation de l'EHP, les BVA sont chargés, d'une part, de veiller à ce que les saisies de données demandées par la FINMA soient réceptionnées par voie électronique et, d'autre part, d'attribuer et de gérer les droits des utilisateurs de leur établissement. Pour plus d'informations, consultez le guide "Le rôle du responsable des autorisations".

Puis-je, en tant qu'avocat mandaté, m'inscrire comme responsable des autorisations (BVA) d'un établissement, par exemple dans le cadre d'une procédure d'autorisation ?

Cela est possible avec l'accord de l'établissement concerné. Cela vous donnera tous les droits et obligations correspondant au BVA de cet établissement et vous permettra d'accéder à l'ensemble des données de l'établissement traitées par le biais de l'EHP. Une fois la procédure d'approbation terminée, vous pouvez supprimer le rôle de BVA ou le transférer à un collaborateur interne de l'établissement au moyen du formulaire suivant.

Comment puis-je signaler un changement de responsable des autorisations (BVA) ou annoncer un BVA supplémentaire ?

Les modifications, suppressions et remplacements de BVA se font à l'aide du formulaire suivant sur le site de la FINMA.

Comment puis-je me connecter à l'EHP ?

Veuillez utiliser l'accès au portail. Sur la page d'accueil de la FINMA, vous trouverez le lien sous "EHP-Login". L'accès à l'EHP se trouve parmi les applications disponibles.

Où puis-je voir si une nouvelle saisie de données a été lancée ?

Les nouvelles saisies de données sont affichées sous l'élément de menu «Recensements». Les BVA enregistrés auprès de la FINMA reçoivent également une notification par courriel dès qu'une nouvelle saisie concernant leur établissement est lancée.

Je peux voir les données saisies, mais je ne peux pas les ouvrir, que dois-je faire ?

Pour qu'une saisie puisse être traitée et transmise, le BVA doit d'abord l'attribuer à un «Manager». Si la saisie n'a pas encore été attribuée à un Manager, elle ne peut pas être ouverte. L'attribution se fait au moyen des boutons suivants :

Le BVA ne peut pas attribuer les saisies de données à un collaborateur. Pourquoi aucun utilisateur n'est-il affiché dans la liste de sélection ?

Seuls les utilisateurs internes ou externes préalablement saisis par le BVA dans le menu «Administration» peuvent être affectés à des données saisies. Le BVA peut à tout moment ajouter de nouveaux utilisateurs et leur attribuer des rôles (Manager, Collaborateur). Une saisie ne peut être attribuée qu'à un seul utilisateur avec le rôle «Manager» ou à plusieurs utilisateurs avec le rôle «Collaborateur». Pour plus d'informations sur les droits d'accès, consultez l'aide en ligne.

Comment puis-je savoir si un bulletin de livraison est nécessaire ?

La description des données saisies indique si un bulletin de livraison doit être présenté ou non. Vous trouverez de plus amples informations sous la rubrique «Bulletin de livraison EHP».

On m'a attribué par erreur une saisie de données ou on ne m'a pas attribué de saisie ?

Veuillez nous contacter à l'adresse suivante : digital@finma.ch. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.

Que signifie le statut «Validé» à côté du formulaire ?

Dès que le formulaire ne contient plus d'erreurs de validation (par exemple, des champs obligatoires manquants), le statut du formulaire passe à «Validé». Tous les formulaires doivent être validés pour pouvoir transmettre la demande ou l'annonce. Le statut «Validé» sur une saisie de données signifie que la collecte en question a été validée par le manager. Toutefois, des modifications peuvent encore être apportées au formulaire.

Informations générales

Quels sont les types de saisies qui existent?

Les formes typiques de saisies remises à la FINMA sont des demandes de première autorisation ou de modification ainsi que des demandes concernant la fin de l’assujettissement, des annonces, des demandes ou des communications prudentielles.

Pourquoi ne puis-je pas voir un modèle particulier sur EHP?

Vérifiez si le cas peut déjà être remis via EHP (voir la question «Que peut-on soumettre via EHP?») et si vous avez sélectionné les bonnes données dans le masque de saisie (établissement/produit, autorisation). Si tous ces points sont corrects et que vous ne pouvez toujours pas voir le modèle, veuillez nous contacter à l’adresse digital@finma.ch. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.

Comment puis-je savoir si une saisie a été transmise correctement?

Dès qu’une saisie a été transmise correctement, le statut de la saisie passe à «En cours de vérification par la FINMA», «Remis à la FINMA» ou «Remis et clôturé». Tant que le statut de la saisie reste à «En traitement», cela signifie qu’elle n’a pas encore été transmise à la FINMA.

Comment puis-je remettre ma saisie à la FINMA?

Le bouton «Remettre» vous permet de transmettre la saisie à la FINMA.

Pourquoi ne vois-je pas le bouton «Remettre»?

Seuls le «Responsable» et son «Suppléant» peuvent soumettre une saisie. Ces deux autorisations sont initialement attribuées par l’auteur de la saisie lors de sa création. En cliquant sur le bouton «Autorisations», le BVA, le «Responsable» ou le «Suppléant» peuvent à tout moment réassigner les autorisations concernant la saisie en question. Seuls les «Utilisateurs externes» préalablement saisis par le BVA sous le point «Administration» du menu peuvent être affectés à une saisie. Le responsable et le suppléant sont toujours affichés avec la saisie.

Les saisies doivent-elles être valablement signées?

Il n’est en principe pas nécessaire qu’une saisie soit valablement signée hormis pour les cas où cela est explicitement requis (reconnaissable à la mention «Saisie avec bulletin de livraison»). Pour les saisies avec bulletin de livraison, seul un bulletin de livraison EHP muni d’une signature valable doit accompagner la saisie. Le bulletin de livraison EHP est soit soumis avec une signature électronique qualifiée via EHP, soit signé à la main et envoyé par la poste. En signant valablement le bulletin de livraison EHP, vous confirmez que les informations que vous avez fournies à la FINMA sont exactes. Parfois, des pièces jointes telles que des auto-déclarations doivent également être munies d’une signature valable pour être transmises à la FINMA.

Je ne peux pas remettre la saisie. Le formulaire est indiqué comme «Pas validé».

Dès que le formulaire ne contient plus d’erreurs de validation (par exemple, des champs obligatoires manquants), le statut du formulaire passe à «Validé». Tous les formulaires doivent être validés pour pouvoir transmettre la saisie. Ouvrez le formulaire et suivez toutes les étapes de la navigation (à gauche), tous les champs obligatoires (marqués d’un astérisque *) doivent être remplis. Cliquez finalement sur «Vérifier la saisie» et «Enregistrer et fermer» pour fermer le formulaire.

Lorsque je clique sur «Vérifier la saisie», un message d’erreur s’affiche toujours, même si j’ai rempli tous les champs correctement.

Veuillez envoyer le message d’erreur (capture d’écran), y compris une description du cas concerné, en indiquant l’identificateur de la saisie à digital@finma.ch. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.

J’ai enregistré une saisie de manière erronée. Comment puis-je la supprimer?

Si l’utilisateur est le «Responsable» ou le «Suppléant» associé à la saisie en question, il peut la supprimer. Si la saisie a déjà été transmise à la FINMA, il peut la retirer. Remarque: les saisies retirées ne peuvent ensuite plus être traitées. Si une saisie a été transmise à la FINMA de manière erronée ou trop tôt, nous vous prions de le signaler à digital@finma.ch ou à l’account manager compétent de la FINMA s’il est connu.

Saisies concernant les compagnies d’assurance

Que peut-on soumettre via EHP?

Actuellement, les cas suivants peuvent être soumis via EHP:

• Modifications du plan d’exploitation de A à R

Les saisies qui ne peuvent pas encore être soumises via EHP doivent être adressées à la FINMA par les canaux existants (plate-forme de transmission ou par courrier postal).

Saisies concernant la LEFin ou la LPCC (établissements et produits)

Que peut-on soumettre via EHP?

Actuellement, les cas suivants peuvent être soumis via EHP:

• Demandes concernant les placements collectifs de capitaux étrangers (OPCVM et fonds de Hong Kong)
• Demande concernant des placements collectifs suisses (hors SICAV et SCmPC)
• Demandes concernant des modifications de l’autorisation des établissements
• Transmission des rapports annuels et semestriels des placements collectifs de capitaux étrangers et suisses
• Nouvelle autorisation de l’établissement selon la LEFin et la LPCC
• Demandes d’attestation et autres annonces/communications prudentielles

Les demandes, annonces, requêtes et communications qui ne peuvent pas encore être soumises via EHP doivent être adressées à la FINMA par les canaux existants (plate-forme de transmission ou par courrier postal). Les modèles correspondants se trouvent sur le site Internet de la FINMA.

Comment puis-je créer une nouvelle saisie?

Une nouvelle saisie (par ex. une demande de première autorisation d’un nouveau placement collectif ou une demande de modification) peut être créée en cliquant sur le bouton «Nouvelle saisie» sous «Saisies» dans le menu.

Bulletin de livraison EHP

Les saisies doivent-elles être valablement signées?

Il n’est en principe pas nécessaire qu’une saisie soit valablement signée hormis pour les cas où cela est explicitement requis (reconnaissable à la mention «Saisie avec bulletin de livraison»). Pour les saisies avec bulletin de livraison, seul un bulletin de livraison EHP muni d’une signature valable doit accompagner la saisie. Le bulletin de livraison EHP est soit soumis avec une signature électronique qualifiée via EHP, soit signé à la main et envoyé par la poste. En signant valablement le bulletin de livraison EHP, vous confirmez que les informations que vous avez fournies à la FINMA sont exactes. Parfois, des pièces jointes telles que des auto-déclarations doivent également être munies d’une signature valable pour être transmises à la FINMA.

Qu’est-ce que le bulletin de livraison EHP et à quoi sert-il?

Il n’est en principe pas nécessaire de remettre un bulletin de livraison EHP hormis pour les cas où cela est explicitement requis (reconnaissable à la mention «Saisie avec bulletin de livraison»). Le bulletin de livraison EHP est généré après la transmission de la saisie ou du recensement, pour autant qu’un bulletin de livraison soit requis pour le recensement ou la saisie en question. Le bulletin de livraison EHP est transmis soit par le biais le EHP muni d’une signature électronique qualifiée conformément à la loi fédérale sur les signatures électroniques (SCSE; RS 943.03), soit par la poste muni d’une signature manuscrite. En signant valablement le bulletin de livraison EHP, vous confirmez que les informations que vous avez fournies à la FINMA sont exactes. Les envois d’annexes par courrier postal doivent toujours être accompagnés d’un bulletin de livraison EHP, afin de pouvoir les trier et les attribuer directement au dossier correspondant au moyen du code QR imprimé sur le bulletin. Après la transmission de la saisie, il est possible de générer un bulletin de livraison EHP en cliquant sur le bouton correspondant, ceci à plusieurs reprises si nécessaire.

Comment puis-je savoir si un bulletin de livraison est nécessaire?

Pour chaque recensement ou saisie, le système affichera si un bulletin de livraison doit être transmis (mention «Saisie avec bulletin de livraison»).

Comment puis-je transmettre un bulletin de livraison muni d’une signature électronique qualifiée?

Après que la saisie a été transmise via le bouton «Remettre», un bouton «Transmettre électroniquement» s’affiche au même endroit. Utilisez ce bouton pour transmettre le bulletin de livraison muni d’une signature électronique qualifiée. Les pièces jointes associées aux saisies et munies d’une signature électronique ne peuvent être transmises qu’avec le bulletin de livraison signé électroniquement. Le bulletin de livraison muni d’une signature électronique qualifiée ne doit pas être téléchargé en pièce jointe.

Je ne dispose pas de signature électronique qualifiée et ne peux donc pas transmettre le bulletin de livraison électroniquement. Que dois-je faire dans ce cas?

D’une manière générale, nous recommandons d’effectuer la totalité des transmissions de données par voie électronique. Cela permet d’échanger rapidement les données et de garantir que la FINMA reçoive en temps utile les informations nécessaires à l’évaluation de la saisie. Toutefois, si vous ne pouvez utiliser la voie électronique, nous vous demandons d’imprimer le bulletin de livraison, de le signer et, si possible, de le soumettre avec les annexes papier. Dès que les documents ont été réceptionnés par la FINMA, ils figurent sous la rubrique «Annexes reçues par la FINMA». Toutes les pièces jointes reçues par la FINMA, par courrier postal ou par voie électronique et munies d’une signature sont affichées ici, dès leur réception par la FINMA. En cas de dépôt ultérieur par courrier postal, nous vous demandons de renvoyer le bulletin de livraison avec les nouveaux documents ou avec les documents modifiés.

Qu'est-ce que le bulletin de livraison EHP et à quoi sert-il ?

Le Bulletin de livraison EHP est généré après la transmission de la demande ou de la saisie, pour autant qu'un bulletin de livraison soit requis pour la saisie ou la demande en question. Le bulletin de livraison EHP est transmis soit par le biais le l'EHP muni d'une signature électronique qualifiée conformément à la loi fédérale sur les signatures électroniques (SCSE ; RS 943.03)), soit par la poste muni d'une signature manuscrite. En signant valablement le bulletin de livraison, vous confirmez que les informations que vous avez fournies à la FINMA sont exactes. Les envois d'annexes par courrier postal doivent toujours être accompagnés d'un Bulletin de livraison EHP, afin de pouvoir les trier et les attribuer directement au dossier correspondant au moyen du code QR imprimé sur le bulletin. Après la transmission de la demande, il est possible de générer un bulletin de livraison EHP en cliquant sur le bouton correspondant, ceci à plusieurs reprises si nécessaire.

Comment puis-je savoir si un bulletin de livraison est nécessaire ?

Pour chaque collecte ou demande, le système affichera si un bulletin de livraison doit être transmis.

Comment puis-je transmettre un bulletin de livraison muni d'une signature électronique qualifiée ?

Après que la demande a été transmise via le bouton «Remettre», un bouton «Transmettre électroniquement» s'affiche au même endroit. Utilisez ce bouton pour transmettre le bulletin de livraison muni d'une signature électronique qualifiée.

Les pièces jointes associées aux demandes et munies d'une signature électronique ne peuvent être transmises qu'avec le bulletin de livraison signé électroniquement.

Le bulletin de livraison muni d'une signature électronique qualifiée ne doit pas être téléchargé en pièce jointe.

Je ne dispose pas de signature électronique qualifiée et ne peux donc pas "livrer par voie électronique". Que dois-je faire dans ce cas ?

D'une manière générale, nous recommandons d'effectuer la totalité des transmissions de données par voie électronique. Cela permet d'échanger rapidement les données et de garantir que la FINMA reçoive en temps utile les informations nécessaires à l'évaluation de la demande. Toutefois, si vous ne pouvez utiliser la voie électronique, nous vous demandons d'imprimer le bulletin de livraison, de le signer et, si possible, de le soumettre avec les annexes papier. Dès que les documents ont été réceptionnés par la FINMA, ils figurent sous la rubrique «Annexes reçues par la FINMA». Toutes les pièces jointes reçues par la FINMA, par courrier postal ou par voie électronique et munies d'une signature sont affichées ici, dès leur réception par la FINMA. En cas de dépôt ultérieur par courrier postal, nous vous demandons de renvoyer le bulletin de livraison avec les nouveaux documents ou avec les documents modifiés.

Les demandes doivent-elles être valablement signées ?

En principe, la demande doit obligatoirement être accompagnée d'un bulletin de livraison EHP muni d'une signature valable. Le bulletin de livraison EHP est transmis soit par le biais de l'EHP muni d'une signature électronique qualifiée, soit par la poste muni d'une signature manuscrite. En signant valablement le bulletin de livraison EHP, vous confirmez que les informations que vous avez fournies à la FINMA sont exactes. Parfois, des pièces jointes telles que des auto-déclarations doivent également être munies d'une signature valable pour être transmises à la FINMA.

Comment puis-je déposer une demande d’autorisation pour un agrément en tant que gestionnaire de fortune/trustee?

Vous trouverez plus d’informations, y compris des vidéos explicatives, quant à la manière de déposer une demande d’autorisation en tant que gestionnaire de fortune et/ou trustee à cette adresse.

Lorsque je veux transmettre ma demande, j’obtiens le message d’erreur suivant : «Une pièce jointe est requise pour les catégories suivantes: Confirmation d'affiliation de l’organisme de surveillance.»

La demande d’autorisation ne peut pas être déposée auprès de la FINMA tant que l’organisme de surveillance (OS) ne l’a pas vérifiée et établi une confirmation d’affiliation. (De plus amples détails sur le processus d’autorisation sont fournis dans la communication sur la surveillance 01/2022 ainsi que sur le site Internet de la FINMA). Les demandes qui ne sont pas accompagnées d’une confirmation d’affiliation de l’OS sont incomplètes et ne peuvent donc pas être transmises. La confirmation d’affiliation de l’OS doit être téléchargée en tant que pièce jointe à la demande EHP et attribuée à la catégorie «Confirmation d'affiliation de l'organisme de surveillance».