Supporto EHP: domande frequenti e manuali per gli utenti

Istituti senza autorizzazione FINMA

Non so se mi occorre l’accesso all’EHP. Per quali istituti è impiegata la piattaforma?

L’EHP serve in primo luogo a tutti gli istituti che hanno già ottenuto l’abilitazione dalla FINMA oppure intendono richiederla. Gli istituti che dispongono di un’abilitazione FINMA vengono attivamente invitati dalla FINMA a utilizzare l’EHP. Gli istituti senza abilitazione FINMA devono consultare il sito della FINMA per verificare se, nel loro caso, il processo di autorizzazione avviene mediante l’EHP. Le autorizzazioni in questione sono riportate qui.

Come posso registrarmi nel portale della FINMA (EHP) come istituto non autorizzato?

Gli interessati possono trasmettere una richiesta di autoregistrazione alla FINMA. Si prega di consultare previamente le istruzioni video per l’autoregistrazione al seguente link, dove si trova anche il link per la richiesta di autoregistrazione.

Nella mia richiesta di autoregistrazione ho erroneamente fornito indicazioni inesatte. Come posso correggerle?

Si prega di comunicare le indicazioni da correggere all’indirizzo: digital@finma.ch. Il nostro team di supporto invierà un messaggio entro un termine adeguato.

Il link per la mia registrazione è scaduto. Che cosa posso fare?

Per essere completata, una volta aperta la registrazione deve essere proseguita senza interruzioni. Se il link ricevuto non funziona più o è scaduto (in linea di principio il link è valido 21 giorni), si prega di comunicarlo indicando il messaggio di errore (schermata) all’indirizzo: digital@finma.ch. Il nostro team di supporto invierà un messaggio entro un termine adeguato.

Non riesco a chiudere / trasmettere la richiesta di autoregistrazione. Mi appare sempre il messaggio che il mio indirizzo e-mail è già stato utilizzato. Che cosa devo fare?

Se la richiesta di autoregistrazione è già stata utilizzata (per esempio per un’altra richiesta), non è possibile riutilizzare lo stesso indirizzo e-mail. Se un istituto è già stato registrato, il conto BVA già creato può essere collegato con l’istituto non ancora registrato. Si prega di scrivere all’indirizzo: digital@finma.ch. Il nostro team di supporto invierà un messaggio entro un termine adeguato.

Ho trasmesso la richiesta di autoregistrazione alcuni giorni fa, ma non ho ancora ricevuto una conferma. È possibile?

Normalmente una richiesta viene elaborata e approvata in pochi giorni, tuttavia talvolta possono verificarsi leggeri ritardi. Le persone notificate (responsabile / sostituto) ricevono un’e-mail non appena la richiesta è stata approvata. Successivamente viene inviata anche una conferma per posta. Se la richiesta non dovesse essere approvata entro 5 giorni lavorativi, si prega di comunicarcelo scrivendo all’indirizzo digital@finma.ch.

La mia richiesta di autoregistrazione è stata approvata. Che cosa significa esattamente?

Una volta che la richiesta di autoregistrazione è stata approvata, è possibile accedere all’EHP. L’approvazione non significa che l’istituto è ora autorizzato dalla FINMA né che è subordinato all’obbligo di assoggettamento. L’autoregistrazione comporta esclusivamente l’accesso all’EHP e ai modelli di richiesta e di annuncio ivi contenuti.

Istituti con autorizzazione FINMA

Come posso registrarmi in qualità di istituto autorizzato nel portale della FINMA (EHP)?

Per registrarsi nell’EHP, occorre notificare almeno due responsabili dell’autorizzazione (BVA) mediante il modulo pubblicato sul sito Internet della FINMA. In caso di nuove autorizzazioni, una volta che l’autorizzazione è passata in giudicato viene inviato un invito a registrarsi nell’EHP.

Informazioni generali

Quali sono i compiti del responsabile dell’autorizzazione (BVA)?

Il responsabile dell’autorizzazione è, per così dire, l’amministratore EHP dell’istituto. Nell’utilizzo dell’EHP, il BVA ha il compito di garantire la disponibilità a ricevere per via elettronica i rilevamenti informatizzati della FINMA come pure di assegnare e amministrare i diritti degli altri utenti all’interno dell’istituto. Maggiori informazioni sono contenute nella guida «Il ruolo del responsabile autorizzazioni».

In qualità di avvocato cui è stato conferito mandato, posso notificarmi come responsabile dell’autorizzazione (BVA) di un istituto, per esempio nell’ambito di una procedura di autorizzazione?

È possibile con il consenso dell’istituto. In tal caso Le vengono conferiti tutti i diritti e i doveri di un BVA dell’istituto in questione e può prendere visione di tutti i dati dell’istituto che sono conservati e amministrati nell’EHP. Una volta portata a buon fine la procedura di autorizzazione, mediante il seguente modulo è possibile eliminare il ruolo di BVA oppure trasferirlo a un collaboratore interno dell’istituto.

Come posso notificare un cambiamento del responsabile dell’autorizzazione (BVA) oppure un secondo BVA?

Per modificare, eliminare o sostituire un BVA, occorre compilare il seguente modulo pubblicato nel sito Internet della FINMA.

Che cosa devo fare per accedere all’EHP?

È necessario utilizzare l’accesso al portale. Il link è riportato alla voce «Login Extranet» nella pagina iniziale del sito della FINMA, dopo di che trova l’accesso all’EHP tra le applicazioni disponibili.

Dove vedo se il nuovo rilevamento dei dati è stato attivato?

I nuovi rilevamenti dei dati sono visualizzati alla voce del menu «Rilevamenti». I BVA registrati presso la FINMA ricevono inoltre una notifica per e-mail non appena è stato attivato un nuovo rilevamento importante per il loro istituto.

Vedo il rilevamento dei dati, ma non riesco ad aprirlo. Che cosa devo fare?

Per elaborare e trasmettere un rilevamento, il BVA deve prima attribuirlo a un «Manager». Il rilevamento non ancora attribuito a un Manager non può essere aperto. Per attribuirlo occorre azionare i seguenti pulsanti:

Il BVA non riesce ad attribuire il rilevamento. Perché nella selezione non figura alcun utente?

Al rilevamento è possibile attribuire solo gli utenti interni o esterni precedentemente registrati dal BVA alla voce del menu «Amministrazione». Il BVA può registrare nuovi utenti e attribuire i rispettivi ruoli (Manager, Collaboratore) in qualunque momento. A un rilevamento è possibile attribuire un solo utente con il ruolo di «Manager» o più utenti con il ruolo di «Collaboratore». Maggiori informazioni sul sistema di autorizzazioni sono pubblicate nella guida online.

Dove vedo se occorre un bollettino di consegna?

Nel rilevamento è indicato se il bollettino di consegna deve essere trasmesso. Maggiori informazioni sono pubblicate alla voce «Conferma di inoltro EHP».

Per errore mi è stato / non mi è stato trasmesso un rilevamento. Che cosa devo fare?

Lo comunichi scrivendo all’indirizzo digital@finma.ch. Il nostro team di supporto invierà un messaggio entro un termine adeguato.

Che cosa significa lo stato «Convalidato/a» accanto al modulo?

Quando il modulo non contiene più errori di convalida (per es. campi obbligatori non completati), lo stato del modulo passa a «Convalidato/a». Tutti i moduli devono essere convalidati affinché la richiesta / la notifica possa essere trasmessa. Lo stato «Convalidato/a» nel rilevamento significa che il rilevamento è stato convalidato dal manager. Tuttavia il modulo può continuare a essere modificato.

Quali forme di trasmissioni di dati esistono?

Fra le trasmissioni di dati alla FINMA rientrano le richieste di nuove autorizzazioni o di modifiche, come pure le richieste concernenti la fine dell’assoggettamento, le comunicazioni previste dal diritto in materia di vigilanza, le richieste in generale e le comunicazioni di vario tipo.

Perché non riesco a vedere un determinato modello nell’EHP?

Innanzitutto occorre accertarsi che il dossier possa essere trasmesso tramite l’EHP (cfr. domanda «Quali dati possono essere trasmessi tramite l’EHP?») e che nella schermata di trasmissione siano stati selezionati i dati corretti (istituto / prodotto, abilitazione). Se tutti questi punti risultano corretti, ma non riesce comunque a vedere il modello, lo comunichi all’indirizzo digital@finma.ch. Il nostro team di supporto la contatterà quanto prima.

Come faccio a sapere se una trasmissione è andata a buon fine?

Se la trasmissione è avvenuta correttamente, lo stato viene modificato in «In corso di verifica da parte della FINMA» oppure «Inoltrata alla FINMA», nonché «Inviata e conclusa». Lo stato «In fase di elaborazione» indica che i dati non sono ancora stati trasmessi alla FINMA.

Come posso effettuare una trasmissione di dati alla FINMA?

Per effettuare una trasmissione, cliccare sul pulsante «Inoltrare».

Perché non vedo il pulsante «Inoltrare»?

Solo la persona responsabile e il relativo supplente possono effettuare la trasmissione. Le due autorizzazioni sono inizialmente attribuite dall’autore della trasmissione. Con il pulsante «Autorizzazioni» il BVA, la persona responsabile o il relativo supplente può attribuire nuovamente le autorizzazioni in qualunque momento nell’ambito della trasmissione. Alla trasmissione è possibile attribuire solo gli utenti esterni o interni precedentemente registrati dal BVA alla voce «Amministrazione». Nella trasmissione figurano sempre la persona responsabile e il relativo supplente:

I dati trasmessi devono essere firmati in modo giuridicamente valido?

In linea di principio, non è necessario apporre una firma giuridicamente valida. Costituiscono un’eccezione i casi in cui ciò sia esplicitamente richiesto (contrassegnati con la dicitura «Trasmissione con conferma di inoltro»). Per le trasmissioni con conferma di inoltro è sufficiente inoltrare solo un bollettino di consegna EHP con firma giuridicamente valida. Il bollettino di consegna EHP viene trasmesso con firma elettronica qualificata tramite la piattaforma EHP oppure inviato per posta con firma autografa. Apponendo una firma giuridicamente valida sul bollettino di consegna EHP, Lei conferma la veridicità delle informazioni inoltrate alla FINMA. In alcuni casi anche gli allegati, ad esempio le autocertificazioni, devono essere trasmessi con una firma giuridicamente valida.

Non riesco a effettuare la trasmissione. Nel modulo compare il messaggio «Non convalidato». Che cosa devo fare?

Quando il modulo non contiene più errori di convalida (per es. campi obbligatori non completati), lo stato del modulo passa a «Convalidato». Affinché sia possibile procedere alla trasmissione, tutti i moduli devono essere convalidati. Apra il modulo e percorra tutte le fasi seguendo la navigazione (a sinistra), poiché devono essere compilati tutti i campi obbligatori (contrassegnati da un asterisco). Alla fine clicchi su «Verificare i dati immessi», quindi su «Salvare» e «Chiudere» per chiudere il modulo.

Se clicco su «Verificare i dati immessi» compare sempre un messaggio di errore, anche se ho compilato correttamente tutti i campi. Che cosa devo fare?

Si prega di comunicare il messaggio di errore (schermata) con indicazione dell’ID e la descrizione del caso a digital@finma.ch. Il nostro team di supporto la contatterà quanto prima.

Ho effettuato una trasmissione in modo errato. Come posso cancellarla?

Se l’utente è il responsabile dei dati trasmessi o il relativo supplente, può effettuare la cancellazione. Se la richiesta è già stata trasmessa, può ritirarla. Attenzione: Le trasmissioni ritirate non possono più essere modificate. Se i dati sono stati trasmessi alla FINMA in modo errato o anzitempo, vi preghiamo di comunicarlo a digital@finma.ch o, se noto, all’Accout Manager competente presso l’Autorità di vigilanza.

Dati trasmessi concernenti le imprese di assicurazione

Quali dati possono essere trasmessi tramite l’EHP?

Attualmente è possibile trasmettere tramite l’EHP i seguenti dati:

• modifiche dei piani d’esercizio da A a R.

I dati che non possono ancora essere trasmessi tramite l’EHP devono essere trasmessi alla FINMA utilizzando i consueti canali (piattaforma di recapito, per corrispondenza).

Dati trasmessi concernenti la LIsFi/LICol (istituti e prodotti)

Quali dati possono essere trasmessi tramite l’EHP?

Attualmente è possibile trasmettere tramite l’EHP i seguenti dati:

• richieste riguardanti gli investimenti collettivi di capitale esteri (OICVM e fondi di Hong Kong);
  
• richieste riguardanti gli investimenti collettivi di capitale svizzeri (escl. SICAV e SAcCol);
  
• richieste riguardanti la modifica all’autorizzazione di istituti;
  
• rapporti annuali e semestrali di investimenti collettivi di capitale svizzeri ed esteri;
  
• nuova autorizzazione di istituti secondo la LIsFi o la LICol;
  
• richieste di rilascio di un’attestazione e altre notifiche/comunicazioni previste dal diritto in materia di vigilanza.

Le richieste, le notifiche, gli annunci e le comunicazioni che non possono ancora essere trasmessi tramite l’EHP devono essere trasmessi alla FINMA utilizzando i consueti canali (piattaforma di recapito, per corrispondenza). I modelli corrispondenti sono disponibili sul sito internet della FINMA.

Come posso effettuare una nuova trasmissione?

Per effettuare una nuova trasmissione (p.es. richiesta di autorizzazione per un nuovo investimento collettivo di capitale o richiesta di modifica) cliccare su «Nuova trasmissione» sotto la voce «Dati trasmessi».

Bollettino di consegna EHP

I dati trasmessi devono essere firmati in modo giuridicamente valido?

In linea di principio, non è necessario apporre una firma giuridicamente valida. Costituiscono un’eccezione i casi in cui ciò sia esplicitamente richiesto (contrassegnati con la dicitura «Trasmissione con conferma di inoltro»). Per tali trasmissioni è sufficiente presentare solo un bollettino di consegna EHP con firma giuridicamente valida. Il bollettino di consegna EHP viene trasmesso con firma elettronica qualificata tramite la Piattaforma EHP oppure inviato per posta con firma autografa. Apponendo una firma giuridicamente valida sul bollettino di consegna EHP, Lei conferma la veridicità delle informazioni inoltrate alla FINMA. In alcuni casi anche gli allegati, ad esempio le autocertificazioni, devono essere trasmessi con una firma giuridicamente valida.

Che cos’è il bollettino di consegna EHP e a che cosa serve?

In linea di principio, non deve essere presentato alcun bollettino di consegna EHP. Costituiscono un’eccezione in casi in cui ciò sia esplicitamente richiesto (contrassegnati con la dicitura «Trasmissione con conferma di inoltro»). Il bollettino di consegna EHP viene generato dal sistema dopo la trasmissione dei dati o del rilevamento, purché sia necessario per il rilevamento o la trasmissione in questione. Il bollettino di consegna EHP viene trasmesso tramite la Piattaforma EHP con una firma elettronica qualificata conformemente alla Legge sulla firma elettronica (FiEle; RS 943.03) oppure inviato per posta con firma autografa. Apponendo una firma giuridicamente valida sul bollettino di consegna EHP, Lei conferma la veridicità delle informazioni inoltrate alla FINMA. Gli allegati inviati per posta devono sempre essere corredati di un bollettino di consegna EHP, in quanto il codice QR stampato consente di attribuirli direttamente al corrispondente dossier. In seguito alla trasmissione dei dati, è possibile generare un nuovo bollettino di consegna EHP con l’apposito pulsante.

Come faccio a sapere se è necessario presentare il bollettino di consegna?

Nel rilevamento o nella trasmissione è indicato se occorre presentare il bollettino di consegna (con la dicitura «Trasmissione con conferma di inoltro»).

Come posso trasmettere il bollettino di consegna con firma elettronica qualificata?

Dopo aver trasmesso i dati con il comando «Inoltrare», nella stessa posizione appare il pulsante «Recapito per via elettronica». Questo pulsante consente di trasmettere il bollettino di consegna con firma elettronica qualificata. Gli allegati firmati elettronicamente possono essere trasmessi solo unitamente al bollettino di consegna con firma elettronica. Si prega di non caricare come allegato il bollettino corredato di firma elettronica qualificata.

Non dispongo di una firma elettronica qualificata, quindi non posso procedere all’invio elettronico del bollettino di consegna EHP. Come devo procedere?

In linea di principio raccomandiamo di trasmettere i dati integralmente per via elettronica. Si riducono così eventuali discontinuità dovute all’utilizzo di diversi canali e la FINMA riceve in tempo reale le informazioni necessarie alla valutazione dei dati trasmessi. Qualora Lei non avesse la possibilità di utilizzare il canale elettronico, La preghiamo di stampare il bollettino di consegna, di firmarlo e di trasmetterlo insieme agli eventuali allegati cartacei. Non appena la FINMA riceve i documenti, questi figurano alla voce «Allegati ricevuti dalla FINMA». In questa sezione figurano tutti gli allegati firmati elettronicamente o in versione cartacea non appena la FINMA li riceve. Qualora vengano inviati successivamente ulteriori documenti cartacei, vi preghiamo di rinviare ogni volta alla FINMA il bollettino di consegna unitamente ai documenti nuovi o modificati.

Che cos’è il bollettino di consegna EHP e a che cosa serve?

La «Conferma di inoltro» viene generata dal sistema dopo la trasmissione della richiesta o del rilevamento, a condizione che occorra per il rilevamento o la richiesta in questione. Il bollettino di consegna EHP viene trasmesso tramite la piattaforma EHP con una firma elettronica qualificata conformemente alla Legge sulla firma elettronica (FiEle; RS 943.03) oppure inviato per posta con firma autografa. Apponendo una firma giuridicamente valida sul bollettino di consegna EHP, Lei conferma la veridicità delle informazioni sottoposte alla FINMA. Gli allegati devono essere inviati per posta con una «Conferma di inoltro», poiché il codice QR stampato consente di attribuirli direttamente all’operazione in sospeso. Dopo aver trasmesso la richiesta, è possibile generare un nuovo bollettino di consegna EHP con l’apposito pulsante.

Dove vedo se occorre un bollettino di consegna?

Nel rilevamento o nella richiesta appare se il bollettino di consegna deve essere trasmesso.

Che cosa devo fare per trasmettere il bollettino di consegna con firma elettronica qualificata?

Una volta trasmessa la richiesta con il pulsante «Trasmettere», appare nella stessa posizione un pulsante «Inoltra elettronicamente». Questo pulsante consente di trasmettere il bollettino di consegna con firma elettronica qualificata. Per le richieste, gli allegati firmati elettronicamente possono essere trasmessi solo insieme con il bollettino di consegna firmato elettronicamente. Si prega di non caricare come allegato il bollettino munito di firma elettronica qualificata.

Non ho una firma elettronica qualificata, quindi non posso procedere all’invio elettronico. Che cosa devo fare?

In linea di principio raccomandiamo di adempiere le formalità solo per via elettronica. Si riducono così eventuali discontinuità dovute all’utilizzo di diversi canali e la FINMA riceve in tempo reale le informazioni necessarie alla valutazione della richiesta. Se Lei non avesse la possibilità di utilizzare il canale elettronico, La preghiamo di stampare il bollettino di consegna, firmarlo e trasmetterlo insieme con gli eventuali allegati cartacei. Non appena la FINMA riceve i documenti, questi figurano alla voce «Allegati ricevuti dalla FINMA». Qui appaiono tutti gli allegati firmati elettronicamente o in versione cartacea non appena sono pervenuti alla FINMA. In caso di invio successivo di documenti cartacei, La preghiamo di rinviare ogni volta alla FINMA il bollettino di consegna con i documenti nuovi/modificati.

Le richieste devono essere firmate in modo giuridicamente valido?

In linea di principio, con la richiesta è sufficiente trasmettere un bollettino di consegna EHP firmato in modo giuridicamente valido. Il bollettino di consegna EHP viene trasmesso munito di firma elettronica qualificata tramite la piattaforma EHP oppure inviato per posta con firma autografa. Apponendo una firma giuridicamente valida sul bollettino di consegna EHP, Lei conferma la veridicità delle informazioni sottoposte alla FINMA.

In alcuni casi devono essere trasmessi allegati anch’essi firmati in modo giuridicamente valido, per esempio l’autodichiarazione.

Come posso inoltrare una richiesta di autorizzazione per l’abilitazione quale gestore patrimoniale / trustee?

Ulteriori informazioni e video esplicativi sulla procedura di inoltro di una richiesta di autorizzazione quale gestore patrimoniale e/o trustee sono disponibili al seguente indirizzo.

Nel momento in cui la richiesta viene inoltrata compare il seguente messaggio di errore: "Un allegato è richiesto per le categorie seguenti: Conferma di affiliazione da parte dell'organismo di vigilanza."

La richiesta di autorizzazione può essere presentata alla FINMA solo se è stata preventivamente esaminata dall’organismo di vigilanza (OV) e quest’ultimo ha emesso una conferma di affiliazione (ulteriori informazioni sulla procedura di autorizzazione sono disponibili nella Comunicazione FINMA sulla vigilanza 01/2022 e sul sito internet della FINMA). Le richieste che non sono corredate della conferma a un OV sono ritenute incomplete e pertanto non possono essere presentate. La conferma dell’affiliazione emessa dall’OV deve essere allegata alla richiesta trasmessa tramite la piattaforma EHP e inserita sotto la voce "Conferma di affiliazione da parte dell'organismo di vigilanza".